6. Netzwerktreffen im Projekt ReOrga:Schulträger

Das Netzwerktreffen am 19. Januar 2026 stand unter dem Thema „Innovative Beschaffung“. Hierzu gab Susanne Kurz, stellv. Leiterin des Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO), zunächst in einer einführenden Keynote spannende Impulse und stand anschließend dem Teilnehmendenkreis für Fragen uns Austausch zur Verfügung.

Was in der Diskussion u. a. deutlich wurde:

• Innovative Beschaffungsprozesse stehen und fallen nicht zuletzt damit, wieviel Zeit in eine gute Markterkundung investiert wird. Gerade wenn der konkrete Bedarf noch nicht klar umrissen ist, zahlt sich diese Phase aus – auch wenn Zeitressourcen knapp sind. Markterkundung hilft nicht nur, Inkompatibilitäten und Ineffizienzen frühzeitig zu erkennen, sondern fördert zugleich den Wettbewerb und schärft die spätere Leistungsbeschreibung. Unterstützungsangebote wie KOINNO oder auch KI-basierte Tools (z. B. zur Generierung von Leistungsbeschreibungen) können hier entlasten, insbesondere bei Standardbeschaffungen.
• Ein zentrales Spannungsfeld liegt in der Rollenverteilung zwischen Schulträgern und Schulen. Während Markterkundung teils bei den Schulträgern, teils bei den Schulen selbst verortet ist – etwa bei kleineren oder freihändigen Vergaben –, entstehen dadurch auch Herausforderungen bei der Standardisierung und der Kompatibilität. Transparente und produktneutrale Ausschreibungen bleiben anspruchsvoll, wobei die Angebotslage stark nach Warengruppe variiert: Während die Beschaffung von Endgeräten meist ausreichend Bieter finden, sind im Bereich Bauleistungen oder Schulmöbelmärkte oft deutlich weniger aktiv. Umso wichtiger sind klare Merkmalskataloge, abgestimmte Standards und unterstützende Strukturen.
• Als gute Praxisbeispiele wurden Rahmenverträge, Sammelbestellungen und innovative Vergabeformen diskutiert. Einige Schulträger zeigen, wie durch Rahmenverträge, zentrale Beschaffung oder vorkommerzielle Vergaben Prozesse erleichtert und Innovationen ermöglicht werden können.

Klar wurde: Beschaffung ist keine isolierte Einzelmaßnahme, sondern eine Kaskade von der strategischen Zielsetzung bis zur operativen Umsetzung.

Vielen Dank allen Beteiligten für den Austausch